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制度落实的六项技巧

管理洞察

制度落实的六项技巧

作者:
朱书元
发布时间:
2019/09/29
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一、制度建设乱象丛生
 
      “乱”的问题困扰着许多企业,从生产现场到管控体系,“不职业化”、“没规矩”乃至“一团糟”的现象都不同程度地经常存在,而且改观困难,执行力也很难提高。
 
      “乱象”背后的原因一般是没有规矩或者不遵守规矩。这里的规矩指的是制度(含流程)体系,是企业管理不可或缺的手段、依据。所以“乱象”的根源一般是制度缺失、制度虚设。
 
      通过长期的咨询服务,总结企业制度建设的管理实践常见“乱象”如下:
 
      1、 制度虚设,有章不循。遵章守纪“理所应当”,无视规则者“安然无恙”;“饿死胆小的,撑死胆大的”。
 
      2、 领导并不真正重视制度建设,不清楚相关的制度内容,“人治”意识浓厚,时不时带头违反制度。管理人员不积极制订、维护制度;如果实在不得已,就委派下属代
            劳。
 
      3、 制订制度草率了事,不认真调研和验证,简单照抄照搬,制度适用性差。
 
      4、 订立的制度内容空乏,规则粗糙、漏洞多,或者不切实际、可操作性差。
 
      5、 修订与维护制度的行为得不到鼓励,“费力不讨好”,导致大量制度过时。
 
      6、 制度“家底”不清楚。没人知道全公司究竟有多少制度,也没人清楚哪些制度、哪些地方已经“不合时宜”。
 
二、保证制度落实的六项关键技巧
 
      欲使制度管理体系由乱到治,让制度能够得到有效落实、执行,有以下关键技巧可供参考使用。
 
      1、 建立制度台账
 
      中国人普遍有“重硬件轻软件,重有型轻无形”的习惯,许多企业对有形资产都能细致认真地管理,例如设备、设施,一般都会一个不拉地建立固定资产台账,详细地记录其购入、维修、转移或报废的全部过程,所以固定资产一般少有丢失或者人为闲置、损坏。
 
      但是无形资产却乏人关注。制度是企业的管理知识积累,是投入了大量直接、间接成本而形成的企业无形资产的重要组成部分。
 
      企业制度体系包含许多制度,从公司级到部门级,从战略管理、组织管控到生产运作、质量控制等等,方方面面、必要的管理制度很多。随着管理工作的不断深化、细化和优化,作为管理依据的制度也必然越来越多,既有的制度也会经常又更新升级。如果不建立详尽完整、动态维护的制度台账,就难以摸清制度“家底”、无法有计划地持续完善制度体系。
 
      2、 分解责任到人
 
      约束是制度的特性之一。每建立一项制度,就意味着有人要多担负责任、约束,而厌恶束缚是人的天性之一。
 
      “一个和尚挑水吃,三个和尚没水吃”,工作责任如果没有清晰明确地分解到人,就会出现“有的制度没人管”。如果没有明确责任到人,制度的执行就可能落空。
 
      因此,要将制度落实到位,每项制度都应该指定明确的负责人。
 
      制度负责人的职责是:制订、修订,以及监督、指导所负责制度的彻底执行。制度负责人的最佳人选,是该制度主要相关的各级、各部门管理人员。
 
      3、 沟通培训到位
 
      书面化的制度只有为相关人员理解、接受,才能造就人们身体力行的客观条件。
 
      因此,制度起草人在编制过程中必须深入现场调查研究,与相关人员充分沟通、广泛征求意见,才能编写出科学合理、切实可行的制度。
 
      另外,在制度下发之时,应该及时对该制度所涉及到的相关人员进行培训、演练。通过培训,确保相关人员应知尽知、应会尽会。作为培训目标之一,要让参培人员明白该制度对他们自身有什么好处,会如何影响他们的工作绩效、切身利益,对可能的违规案例和危害也要进行警示教育,以消除不必要的误解和抵触情绪。
 
      培训对象包括该制度的执行者、需要参与事务处理的直接相关人员及执行者的直接上级(管理者了解制度内容,才能带头遵守制度,也能避免违章指挥)。
 
      培训师宜由该制度的负责人担任。
 
      4、 例行监督稽核
 
      “有警察路口没人闯红灯”,没有经常性监督的制度就很可能无人遵照执行。因此,保证制度的落实,需要有例常性的监督、稽核。
 
      开展例行的监督稽核工作,可由负责制度体系管理的部门牵头,组建专兼职的制度执行稽核小组,定期对企业整体的制度执行情况开展有计划的随机抽查、稽核。稽核小组成员可以包括但不限于:各制度负责人、相关部门负责人。另外,各部门也应对部门级的制度情况进行定期自查,形成、上报自查记录。
 
      对稽核到的问题,应责成责任部门限期整改并定期跟进。对于每次稽核的结果,应及时通报,而且要及时作专项考核——“该罚的要罚、该奖的要奖”,警示处罚无视规章者,及时褒扬肯定一贯遵章守纪者。此法可培养、强化按章行事的良好风气。
 
      5、 高层亲自督导
 
      要确保制度落实,高层管理者必须起到积极表率作用。领导以身作则严格遵守制度,才能对员工产生积极正面的影响,否则形成制度的执行力就是空谈。
 
      另外,高层管理者还须对制度体系的整体运转状况作例行监督、指导,确保准确、及时地掌握实际情况,以切实推动制度体系的落实。
 
      一般可由负责制度体系管理的部门,定期将制度体系建设计划以及执行、稽核与考核的情况,编制成较为全面的制度管理专题报告。高层领导须亲自审核计划与报告,及时了解制度体系整体运行的状况,审批专项考核的奖罚意见,对重要问题作指导和跟踪。
 
      6、 推进持续完善
 
      制度的执行落实和持续完善是制度体系管理中密不可分的基础工作,需要长期重视。
 
      一般来说,制度出台后要尽量稳定以利执行。但是,对确实存在漏洞、不适应形势发展要求的制度也不能墨守陈规,该及时修订或废除的不能拖延行动,确保制度不脱离实际。
 
      推进制度体系的持续完善,要动态识别出不适用之处以及时完善,可重点注意以下事项:
 
      (1)在每项新制度试行运用之初,及时检查、验证运转效果。如果反馈不好,须及时总结、分析原因,如果是制度本身问题的要及时修订完善。
 
      (2)出现以下情况,须及时评审相关制度是否需要调整、完善:
 
           ① 发生了人身伤亡、设备、工艺等各类事故。
 
           ② 所依据的有关法律、法规、规程、标准等外部条件发生变化。
 
           ③ 经过组织变革、流程优化或工作改善,工作方法已经有所变化。
 
           ④ 相关的设备/技术改造、工艺方法、工艺参数等内部条件发生了改变。
 
      另外,负责制度体系管理部门应定期组织各部门,根据制度管理台账,开展全公司、部门级的制度评审,持续推动制度的完善。