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制度与流程的关系辨析

管理洞察

制度与流程的关系辨析

作者:
朱书元
发布时间:
2019/06/10
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一、对制度与流程关系认识误区
 
       管理学大师德鲁克说过:“管理好的企业,每个人就像是生产流水线上的一个部件,在有条不紊地运作。”要建成企业规范化、流程化管理体系的“流水线”,离不开制度和流程的有力支撑。二者共同作用,方能形成企业的共同行动规范和对员工及管理者的有效约束。 
 
       许多企业制订了大量的制度、流程,但是如果深究一些基本的问题,例如:制度和流程是不是一回事?二者之间究竟是什么关系和定位、分别应该发挥什么作用?等等,一般都无法得到合理的解释。即便是专业管理人员,对二者之间关系也有许多似是而非的认识误区。
 
       对制度和流程肤浅乃至错误的理解,会对制度和业务流程建设造成负面影响,导致制度和流程难以形成有效覆盖、无缝对接、彻底执行,也无法实现企业的规范化、标准化管理。
 
二、制度有广狭义之分
 
       1、制度的概念。从字面看,“制”有节制、限制,“度”有尺度、标准的意思,表明制度是要求组织成员共同遵守的办事规程或行动准则。制度规定可以做什么、怎么做,不能做什么,什么人对什么事负责,什么样的行为会带来怎样的后果,具有指导、约束、规范和程序性等特点。
 
       2、在不同的语境中制度所指不同,一般来说,有广义、狭义之分:
 
       (1)广义的制度,包含各种管理制度(例如规章制度、业务流程,及其表单)、技术标准(如工艺规程、技术规范、安全操作规程)、标准作业等等。
 
       (2)狭义的制度,不包含一般流程的格式化内容。主要是描述业务指导原则、处理规范和条件式的奖惩标准,以说明什么样的事情应该怎么处理、不可以怎么样、会有什么奖罚考核等等。
 
       3、制度的格式,一般包括以下构成部分:①目的、适用范围,②定义,③职责,④内容,⑤相关文件、表格及附则说明。
 
三、流程的概念、特性须明辨
 
       1、流程的概念与分类
 
       (1)概念:流程是将输入转化为对客户有价值的输出的一系列活动总称。
企业组织运营、管理领域的流程统称为业务流程,即为了达到其既定结果而进行的一套完整端到端的、为客户创造价值的活动,一般也简称为流程。
 
       (2)业务流程包括三种基本类型:
 
            ① 管理流程——管控、协调系统运作,如公司战略管理、集团管控。
 
            ② 运作流程——构成核心业务、创造基本价值的流程,如供、产、销、维护等。 
 
            ③ 支持流程——支撑管理和运作流程的流程,如:财务、人力资源等。
 
       2、流程的根本作用是明确如何做,即如何把个人或组织的目标执行到位。
 
       3、流程包括六个基本要素:输入、活动、活动间的关系、输出、客户、价值。
 
       4、流程具有以下特性:
 
       (1)目标明确:有明确的输出,例如目标或任务。
 
       (2)关系清晰:例如输入什么资源,经过中间的一系列什么活动,输出什么结果,为谁创造怎样的价值。
 
       (3)有机联系:流程至少有两个活动组成,整体有机地关联运行。
 
       (4)动态有序:活动之间的运行关系结构有多种形式,如串联、并联、反馈等;而且从前一个活动到后一个活动,按一定的时序关系按步骤开展。
 
       (5)层级嵌套:流程有层次性,不同层级间有嵌套、分解展开的关系。流程中的各个活动都可以看作“子流程”,在下一层级可以展开、分解为多个更具体的活动。
 
       5、流程的格式,一般包括以下构成部分:①目的、适用范围,②定义,③关键角色及应负责任,④流程图,还可包含流程名称、编号、责任者、层级说明,⑤流程说明,说明详细的活动步骤,其中还可包含流程工作标准说明,如:流程执行依据、关键控制节点、输出标准、处理时限、主要输入、主要输出,⑥相关文件、表格及附则说明。
 
四、制度与流程的主要区别辨识
 
 
五、制度与流程的联系紧密,可综合运用
 
       1、制度与流程本质是一致的。二者都是规范性的管理文件,是为实现管理目标而采取的管理手段。
 
       2、二者相互渗透,联系紧密。
 
       (1)广义制度是包含流程的,所以可将二者统称为制度。
 
       (2)狭义制度可作为对流程的补充说明和支持。如果把流程比作河流,狭义制度就是巩固河道的堤坝。
 
            ① 管理、支持类流程,相比运作流程,更适合用(狭义)制度形式来表达。
 
            ② 奖罚激励措施,在(狭义)制度中容易描述,在流程中描述较困难。
 
       (3)狭义制度和流程之间也可相互转化。
 
            ① 当制度侧重于描述业务的处理步骤时,可用文字加流程图的形式描述业务活动间的逻辑关系,也就变成了较典型的流程。
 
            ② 当一类流程以系统手册的形式汇编在一起,或者流程中有较多事务处理细则须详细说明时,流程也就延展成为了狭义的制度。
 
       3、全面开展制度与流程建设时,可综合、灵活地运用这两种手段来实现有效管理,如:
 
       (1)全面开展企业管理体系建设时,可以部门职责为经、跨部门流程为纬,识别出经纬交叉点,以此为据确定关键的管理控制点。
 
       (2)对关键管理控制点,借助(狭义)管理制度进行具体解释、详细规范和专项考核。
 
       清晰地辨识制度与流程的概念和关系,有助于我们更合理、有效地使用这两种管理手段。